Depot

Arkivsenter sør er alle eierkommunens arkivdepot. Dette innebærer at Arkivsenter sør har overtatt ansvaret for sikker bevaring av arkivene etter kravene i lovverket. Vi forvalter arkivene på vegne av kommunene og gir innsyn i de kommunale arkivene på lesesal, ved å besvare henvendelser og ved å gjøre arkivene tilgjengelig digitalt. Vi sørger for at innsyn i arkivene gis etter bestemmelsene om innsynsrett, taushetsplikt og gradering.

Arkiver som skal leveres til depot må oppfylle visse krav. Ordning og klargjøring for depot kan gjøres av kommunen selv eller av Arkivsenter sør.

Når skal arkivene leveres til depot?

‍Dersom virksomheten er lagt ned (kommunen er sammenslått, eller oppgaven tatt over av annet forvaltningsorgan).
Personmapper leveres 10 år etter at saksbehandlingen er avsluttet.
Andre arkiver 25-30 år etter at saksbehandlingen er avsluttet.

Elektroniske arkiver skal leveres umiddelbart etter at systemet er tatt ut av bruk eller etter periodisering.

Krav til papirarkiver som leveres til depot:

Ta kontakt med Arkivsenter sør før arbeidet med avlevering av arkiver starter.

  1. Arkivene skal pakkes i godkjente arkivbokser.
  2. Mapper som er i dårlig forfatning byttes ut med nye.
  3. Beskrivelse av innholdet i mappen skal føres på mappen.
  4. Boksene pakkes passelig fulle.
  5. Fjern plast, gule lapper, binders og store mengder stifter fra arkivene.
  6. Fjern reklame, doble kopier og rundskriv fra andre.
  7. Det opprinnelige systemet i arkivet skal opprettholdes og ikke endres.
  8. Det skal lages en liste over innholdet i arkivet. Mal for arkivliste finner du her.
  9. Det skal lages etiketter etter fastsatt mal som limes på boksene med godkjent lim. Mal for etikett finner du her.
  10. Kontakt Arkivsenter sør og avtal tidspunkt for levering av arkivet.

Krav elektroniske arkiver som leveres til depot:

‍Arkivene leveres som uttrekk. Ta kontakt med Arkivsenter sør for bistand til deponering.

Arkivsenter sør bistår med kontroll av elektroniske arkiver som skal bevares for ettertiden. Når arkivene er godkjent for langtidslagring, overføres arkivene for sikker lagring hos KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter). Arkivene blir lagret på tre lokasjoner i Trondheim, Oslo og Mo i Rana, slik at de er sikret for all ettertid.

Arkivsenter sør holder oversikt over alle de deponerte arkivene i depotet, disse gjøres fortløpende tilgjengelige på nettstedet www.arkivportalen.no. Digitaliserte arkiver finner du på www.digitalarkivet.no. Arkivsenter sør er forpliktet til å utføre formidling fra de deponerte arkivene.

Den enkelte kommune/fylkeskommune ved rådmannen har fortsatt ansvaret for arkivene, bevarings- og forvaltningsoppgaven er tatt over av Arkivsenter sør. Arkivsenter sør er ansvarlig for at depot for papirarkiver og elektroniske arkiver tilfredsstiller lovverkets krav.